Los 5 tipos de fraude interno

En función de su origen, características y consecuencias, los fraudes que se dan internamente en las empresas pueden dividirse en cinco grandes grupos.

TIPO 1. FRAUDE DOCUMENTAL

Este tipo de fraude interno se da siempre que el documento aportado como justificante no cumpla las condiciones reglamentarias por parte del emisor para poder ser considerado una factura o ticket válidos.

Para que se trate de un documento válido, una factura o ticket debe cumplir los siguientes requisitos:

• Datos completos del emisor de la factura: CIF o NIF, dirección completa, etc.
• Importe con los impuestos obligatorios debidamente desglosados.
• Fecha de emisión.
• Denominación de los productos adquiridos.

Además de todos estos datos, el documento no debe presentar deterioros y, por supuesto, tiene que ser perfectamente legible.

Por lo tanto, el auditor o persona responsable de supervisar estos documentos debe examinar detenidamente la composición, estado y legibilidad los mismos.

TIPO 2. FRAUDE DE TIPO CRONOLÓGICO

Se trata de una falta de coincidencia de la fecha de la nota de pago con el día en que efectivamente tuvo lugar ese gasto.

Casi siempre se trata de dietas, alojamientos y billetes que no coinciden en tiempo o lugar con el desplazamiento realmente realizado.

TIPO 3. FRAUDE DE EXCESO DE GASTO

En ocasiones, los gastos presentados por el empleado a través de una nota de pago no se ajustan a los límites marcados por las políticas de viaje de la empresa, excediendo del máximo autorizado.

Normalmente, las compañías disponen de unos anexos que el empleado debe rellenar con el fin de justificar el exceso de gasto. Pero en ocasiones no se rellenan o se hacen de forma incompleta o irregular.

Los software de detección de fraudes detectan estos excesos no explicados por los trabajadores y, automáticamente, lo comunican al presunto infractor. Posteriormente, si este no es capaz de justificarlos, se considerará fraude a todos los efectos.

Los tipos de fraudes que se dan con más asiduidad son los de tipo 2 y tipo 3. Es decir, las irregularidades de tipo cronológico y el exceso de gasto

TIPO 4. COMPRA DE ARTÍCULOS “NO COMPLIANCE”

Aunque no sea tan habitual como los fraudes producidos por una factura o ticket deficiente, con cierta frecuencia la infracción se comete cuando el empleado adquiere un producto, por ejemplo un cargador de móvil sin autorización previa de la empresa.

En estos casos, más que la compra en sí el fraude se debe a que no se ha utilizado el cauce estipulado y se ha reflejado el gasto en una nota de viaje, cuando lo correcto, y normatizado por la empresa o compañía, hubiese sido adquirir este producto por otro canal u otra partida de gastos.

TIPO 5. PRESENTACIÓN DEL GASTO FUERA DE PLAZO

La mayoría de empresas tiene estipulado y convenientemente reflejado en su política de viajes un plazo o tiempo límite para que el empleado presente sus correspondiente notas de gastos.

Dicho plazo es muy variable, pudiendo ser 15 días, 3 ó 6 meses. Pero en cualquier caso debe tratarse de un tiempo razonable, determinado por la empresa, para que al empleado disponga del tiempo suficiente para elaborar y presentar sus notas de gasto.

Todas las notas presentadas con posterioridad a estos plazos límite no pueden ser aceptadas como gastos reembolsables y deberán ser asumidos por el trabajador.

Estos cinco tipos de irregularidades: problemas documentales, desfases cronológicos, gastos que se sitúan fuera de los límites, compra de artículos no autorizados y presentaciones fuera de plazo abarcan todo el abanico posible de fraudes en notas de viaje.